Rabu, 05 Januari 2011

Tips Mendapatkan Sponsor

Bentuk-bentuk kerjasama yang bisa dilakukan dengan pihak sponsor adalah sebagai berikut :

  1. Bantuan dana berupa uang tunai
  2. Barter produk dengan media promosi : radio, koran, majalah, televisi
  3. Support pembicara. Bisa jadi pembicara diambilkan dari lembaga sponsor atau sponsor bertanggung jawab mencarikan pembicara dari lembaga jaringannya sponsor
  4. Support akomodasi (hotel/cathering)
  5. Potongan harga misal percetakan, cathering
  6. Souvenir misal kaos, kenang-kenangn
  7. Kerjasama program melaluia MoU
  8. Diskon produk perusahaan

Saat kita ingin bekerjasama dengan orang lain tentunya harus saling membutuhkan. Seperti yang sudah disampaikan di awal, bahwa pihak sponsor selalu menginginkan manfaat bukan sebaliknya. Oleh karena itu, anda juga perlu tau apa saja yang dipertimbangkan oleh sponsor dan bagaimana caranya agar sponsor tertarik dengan kegiatan yang anda kerjakan. Perlu diperhatikan beberapa hal ini :

  1. Siapa yang akan menyelenggarakan kegiatan tersebut. Hal ini sangat penting, karena kredibilitas penyelenggara akan mempengaruhi keputusan pemberi sponsor. Jika penyelenggara sudah pernah membuat suatu kegiatan dan kegiatan tersebut berakhir dengan sukses maka pihak sponsor tidak segan-segan untuk memberikan bantuan, baik berupa produk maupun dana.
  2. Jenis Kegiatan. Hal ini berkaitan dengan pengambilan keputusan pihak sponsor apakah kegiatan yang dilakukan akan berkaitan erat dengan produk yang dihasilkan sponsor. Sebagai contoh, kegiatan seminar tentang pengobatan herbal dapat disponsori oleh perusahaan jamu atau minuman herbal. Seminar berkorelasi positif terhadap budaya masyarakat untuk mengkonsumsi produk perusahaan dan perusahaan berkesempatan untuk memberikan produk knowledge. Sedangkan perusahaan properti atau perusahaan mobil mewah mungkin tidak begitu tertarik untuk mendanai kegiatan semacam ini.
  3. Peserta dan penonton. Pihak sponsor akan tertarik, jika jumlah perkiraan peserta dan penonton serta target penonton dicantumkan di dalam proposal. Jumlah keduanya akan menjadi target pemasaran bagi para sponsor untuk memperkenalkan atau memasarkan produk mereka.
  4. Media yang digunakan sebagai sarana publikasi. Apa yang diingan sponsor, itu yang diberikan. Saat ini pihak sponsor rata-rata menginginkan produknya bisa dikenal oleh masyarakat bukan? Oleh karena itu, sediakan sarananya. Bisa publikasi visual, audio atau audio visual. Media visual bisa berupa spanduk rentang, backdrop, baliho, pamflet, flyer, rontek. Bisa juga dalam bentuk audio seperti radio atau audio visual seperti televisi.

Salah satu perangkat vital dalam bekerja sama dengan sponsor adalah proposal. Proposal memberikan gambaran tentang kegiatan yang akan dilaksanakan. Proposal yang baik adalah yang bisa menjelaskan secara terperinci dan utuh bahkan meski tanpa penjelasan dari penyelenggara kegiatan.

Coba bayangkan diri Anda seorang CEO atau Direktur Pemasaran dari sebuah perusahaan. Dimana Anda duduk di sebuah dalam ruangan khusus Anda. Didepan Anda ada meja kerja yang dilengkapi dengan komputer dan disisi lain ada tumpukan kertas yang bukan lain adalah tumpukan proposal pengajuan kerjasama yang perlu Anda pelajari dan diambil keputusan, mana yang akan ditindaklanjuti. Dalam kondisi ini, kira-kira proposal seperti apa yang akan Anda ambil dari puluhan proposal yang ada ? “proposal yang menarik”, “proposal yang unik”, dan “proposal yang tidak terlalu tebal”.

Proposal sponsor setidaknya bisa memuat konsep 5 W & 1 H : What, Why, When, Where, Who, dan How. Selain itu perlu diperhatikan beberapa materi penting seperti dibawah ini:

  1. Tujuan diselenggarakan acara
  2. Keterangan mengenai acara
  3. Alasan mengapa memerlukan sponsor
  4. Media yang akan dipakai untuk mempromosikan acara
  5. Schedule dan action plan acara
  6. Apa yang bisa diberikan oleh pihak penyelenggara kepada pihak sponsor sebagai ganti sponsorship yang diberikan. Berikan contoh-contohnya. Misalnya pencantuman logo di banner, lebih baik dibuatkan contoh design banner dengan logo sponsor yang bersangkutan, atau mungkin anda bisa menyediakan waktu khusus selama beberapa menit untuk mereka mempromokan kegiatan mereka.
  7. Lampiran gambar, video atau kliping koran dari kegiatan- kegiatan yang pernah dilakukan.
  8. Sertakan contact person dari kegiatan tersebut, yang mengerti dengan baik tentang detail acara tersebut.

Menyampaikan proposal saja belum cukup untuk membuat calon sponsor tertarik. Karena proposal yang masuk bukan hanya milik kita saja. Selalu ada persaingan untuk mendapatkan kerjasama dengan pihak sponsor. Bisa jadi dalam 1 bulan ada 5-10 proposal yang masuk untuk meminta kerjasama sponsorship. Oleh karena itu perlu cara lain untuk meyakinkan calon sponsor agar bersedia bekerjasama dengan kita.

Setiap orang lebih percaya kepada orang yang sudah dikenal daripada orang yang belum dikenal. Apalagi orang-orang yang memiliki kesan positif. Demikian juga dengan calon sponsor, mereka akan melihat siapa orang yang merekomendaikan. Jadi sebelum menghubungi calon sponsor, cari informasi siapa orang yang dikenal oleh calon sponsor dan bisa bisa memberikan rekomendasi. Dengan demikian setidaknya 50 % keberhasilan sudah di tangan.

Calon sponsor juga perlu diyakinkan dengan tatap muka secara langsung. Caranya adalah dengan presentasi. Cara ini fungsinya untuk meyakinkan kepada calon sponsor bahwa kegiatan kita memang pantas untuk didukung dan kebutuhan promosi produk mereka dapat terpenuhi. Beberapa hal yang harus diperhatikan saat akan presentasi sebagai berikut :

  1. Buat janji dengan calon sponsor. Usahakan bisa bertemu langsung dengan pimpinan perusahaan/cabang perusahaan.
  2. Kuasai bahan dan bersiaplah untuk menerima penolakan dan kritikan sebelum mendapat sambutan positif. Apapun kegiatan yang anda selenggarakan, yakinkan itu adalah kegiatan yang terbaik.
  3. Datang tepat waktu dan lakukan komunikasi informal dengan penerima tamu. Sampaikan identitas organisasi dan berikan kartu nama.
  4. Berlatih sebelum waktu presentasi
  5. Berpakaian yang rapi dan pantas
  6. Sediakan satu kopi proposal untuk pihak sponsor
  7. Singkat, menarik dan padat, presentasi tidak perlu terlalu detil, karena detil acara sudah ada didalam proposal. Pada waktu persentasi sebaiknya lebih ditekankan pada personal approach dan lebih menerangkan hal-hal yang menitikberatkan pada kepentingan pihak sponsor daripada pihak penyelenggara kegiatan.
  8. Tinggalkan nomor telepon yang mudah dihubungi oleh pihak sponsor (kalo bisa kartu nama).
  9. Tanyakan kapan bisa di-follow up. Setelah itu follow up via telephon.

Setelah kesepakan kerjasama tercapai, tepati janji pada pihak sponsor pada waktu penyelenggaraan kegiatan. Berikan yang terbaik kepada pihak sponsor sehingga tidak ada yang merasa dikecewakan. Ini karena akan berkaitan dengan image lembaga penyelenggara. Sebisa mungkin undanglah mereka untuk datang ke acara kita, biasanya hal tersebut akan membuat kita lebih baik di mata mereka.

Berikan laporan setelah kegiatan dan cantumkan semua bukti-bukti kegiatan dan pelaksanaan janji kepada sponsor dan jangan lupa untuk menyertakan bukti seperti foto dari logo mereka di banner, spanduk, dsb. Hal terakhir ini sangat penting, karena kebanyakn kita, habis manis sepah dibuang. Tidak memberikan laporan setelah mendapat dana atau barang. Sekali lagi jangan lakukan hal itu!! Berilah Laporan kegiatan dan sebaiknya anda beraudiensi dengan pihak sponsor tentang jalannya kegiatan tersebut. Ucapkan terimakasih kepada mereka, minta waktu luang untuk sekedar berkunjung. Buatlah kesan positif kepada sponsor, dan jangan berfikir kerjasama hanya dilakukan saat itu saja. Sampaikan program – program lain yang memungkinkan untuk dikerjasamakan dengan pihak sponsor. Dengan demikian maka anda sudah mendapatkan mitra kerjasama jangka panjang.

Reaksi:

0 komentar:

Poskan Komentar